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TMD45'β'LOG!!!

Life is Beta-ful.

うちの『朝ミーティング』経験談

Keyword: 仕事, 仕事術, ミーティング


『朝ミーティング』、とても効果的だと思っています。いろんなところで仕事術として紹介されていますが、自分のところでやっていて実感してるので言われるまでもねぇぜ!って感じ(笑) それでも「え〜、朝からミーティングなんて面倒くさい」って思ってるひと、まだいるんじゃなかろうか。

というわけで今回は、自分が朝ミーティングをやってることで「ここがいい!」と思うことと、自分のプロジェクトで上手く続いてるコツ?をお伝え出来ればと思います。

見出し一覧
・朝ミーティングを行う組織について
・朝ミーティングのメリット
・朝ミーティングの方法

朝ミーティングを行う組織について

最初に少し、いまのプロジェクトについて書きます。


いまのプロジェクトは昔(4年前)は朝ミーティングなんてありませんでした。というのも、そのときはサービスの稼働前で、プロジェクト メンバーの数は数十人という大きなプロジェクト チームだったからです。
プロジェクトのなかでシステムの機能ごとにチームが分かれていて、それぞれにチーム リーダーがおり、ミーティングに出るのはそのリーダーたちでした。平作業員たちは、ミーティングに参加したリーダーの報告を聞き、またリーダーに自分たちの作業について報告しました。


大きなプロジェクトでのミーティングってそういうものかと思います。全員がミーティングに参加して、ひとりずつ報告をしていったんじゃ一日かかったって終わりません。しかもそのミーティングの大半は自分に関係のないチームの報告を聞くだけ!無駄すぎる!
ピラミット状の組織のなかで、上から下へ、下から上へ、順に情報(報告)を伝えて、ミーティングという場ではリーダーだけ集まるほうがうまく動けます*1
でもそんな大きなプロジェクトに属していたのは、そのとき少しの間だけでしたし、私は(いまでもそうですが)平作業員だったので、その方法が本当にベストだったのかは分かりません。


その後、プロジェクトは保守フェーズに入り、メンバーも出向先社員・協力会社作業員を合わせても常に10人に満たないような小さな組織になりました。
朝ミーティングを始めたのはそのくらい(実際には十数人だったかな?)になってからです。全員が会議室に入っても、ぎゅうぎゅうにならないくらいになってから、朝のミーティングを行うようになりました。
実際にはここ2年ちょっとでしょうか、平日は毎日、朝ミーティングを行っています。


朝ミーティングは小規模の組織(小さなプロジェクトや、個別のチーム)で行うことをおすすめします。出向先であっても、きちんとメリットと方法を伝えれば導入していただけるのでは*2

朝ミーティングのメリット

自分が実際に感じているメリットをおおまかに 3つ 挙げてみます。

1. 朝遅刻しなくなる

社会人として遅刻しないのは当然のことだと思いますが*3、朝にミーティングが入っていて出向先の社員さんを含めて集まるとなると、否が応でも遅刻できなくなります。

2. ほかのメンバーが何をやっているのか分かる

ミーティングをやってないと、正直、だれがいまどんな作業をやっているのか全くわかりません。自分の作業と関わりのある人のことでさえ分かりません。え?個人で電話でもして確認すればって?そんなことしてたら、半日は電話だけして終わってしまいますよ!
あと、チームの連帯感というのは、お互いが何をしているかわかることで生まれてくるように思います。あの人はいまちょっと忙しいのか、手伝えることないかな?とか。私忙しいんです、助けてください><とか言えるのはとても重要です。

3. みんなが何を考えているのか分かる

2 と似ていますがここで言う「みんな」には、出向先の社員さん、私たち作業者、それにエンドユーザなどのお客様のことも含みます。うちのプロジェクトでは、お客様先のミーティングに出席したり直接連絡を取っているのは、(基本的に)出向先の社員さんだけです。私たち作業者は、直接お客様の希望だったりを伺うことは出来ません。
ミーティングでは、お客様先のミーティングであった内容を、出向先の社員さんからフィードバックしてもらいます。分からないことがあれば、作業者から出向先社員さんに「お客様へ○○について確認してください」と依頼します。一方的に「〇〇が決まりました」と言われるのではなく、作業者自身が確認しなければならないことを確認することも出来るようになります。

朝ミーティングの方法

ではそんな自分のプロジェクトで 2年以上続いている朝ミーティングの方法についてご紹介したいと思います。

・朝、出社直後にやる

私の職場では朝 9:30 始業なので、ミーティングも 9:30 からです。会社で朝会なんかやっているところでは、その後かな? とにかく始業時間からやります。
先に言ったように遅刻しずらくなります。電車にゆられてウトウトしていた脳みそも覚めます。朝一で全部確認しておけば、あとは自分の時間です。ミーティングの前にちょっとメールを確認しておきたいな、なんてときは10分でも前に出社すればいいです。大切なメールのことであればミーティング中に話題に出ます|出します。
えっ 朝のうちにメールを出さなくちゃって? ミーティングで直接報告して、メールなんて記録のために後で出せばいいじゃないですか。

・会議室などチームだけが集まれる場所を事前に確保する

うちの出向先はひとつのフロアで複数のことなるプロジェクトの人が働いています。大切な話をすることもありますので、毎日決めた時間に会議室を確保しています。個室を利用すれば、秘密のお話しをごにょごにょと小さい声で話さなくても済みます。参加者全員が情報を共有する場ですので、はっきりしゃべりましょう!

・1つのミーティングの時間は 30分 まで

チームの人数にもよりますが、うちは 10人 いなくて 30分 かかりません。10人以上であっても、それ以上の時間をかけると集中力が切れてきます。何度も言うように、参加者全員が情報を共有する場です。寝てる人ばかりでは意味がありません。
どうしても 30分以上かかってしまう場合は、先に言った ピラミット型の組織運営で、チームリーダーのみが集まって行うミーティングのほうが効率的かもしれません。

・ミーティングの内容は「進捗確認」と「連絡・確認事項」のみ

うちの朝ミーティングではこの2つだけを行っています。なにかの議題について話しあったり、レビュを行うことはほとんどありません。長い話をしなきゃいけなくなったらどうするか? …下につづきます。

・なにかの議題について話し合ったり、レビュを行う必要がある場合は別の時間をとる。その場でアポをとる

朝ミーティングはあくまで「進捗確認」と「連絡・確認事項」の時間とします。報告していて『これは話すのに時間がかかりそうだな』と思ったら、関係する人たちだけを集めて、別にミーティングを行います。
その場で『詳細を確認したいので、〇〇さん、このあと 10分ほど お時間ください』とか『午後 13:30 から××仕様変更関係者だけで 30分ほど 話し合いをさせてください』などアポをとっておきます。そういった「連絡・確認事項」のみを行う場にするのです。
自分のプロジェクトでは誰かが長くなりそうな話をしていると「それ、あとにしましょう」と言える空気があるのも良いところかもしれません。

進捗管理一覧表を作り、プロジェクタなどを使って全員でそれを見ながらミーティングする

出向先では Microsoft Office Project と Excel を使って、プロジェクトで行っている全ての作業を一覧化しています。
1つの作業のなかのタスク*4も一緒に挙げておいて、それぞれが 何% 完了しているかを記載しておきます*5。また「未着手は赤」「着手中は青太字」「作業終了してリリース待ちは緑太字」「リリース後は色をつけない(黒)」などの色分けをすると見やすくなります。タスクごとに「備考」などの空白欄も用意しておくとちょっとした問題などをメモしてあとで確認することができます。
ミーティングの進行者は作業一覧の上から順に作業者へ確認していきます。作業者が「〇〇のタスクが増えました」「××は 40% くらい終わっていますが、▽▽に問題があってちょっと遅れています」「△△については完了しました」といったことを報告し、進行者(あるいは記録者)がその都度、一覧に反映していきます。作業一覧に追加漏れなどがあったら、その場で指摘、追加します。全員が報告者であり、レビュアーになります。
進捗管理一覧表が議事録です。毎日のミーティングでいちいち議事録はつくりません。文章に残しておきたいものは、メールにして、チーム内のメーリングリストに流してしまいます。どうしても必要があればテキストファイルを作って保存しておきます。

・参加できない人の進捗は参加できる人が報告できるようにする

次の日に休暇を取っている、なんて場合は前日のうちにチームメンバーのだれかに自分の進捗を報告して、朝ミーティングで代理として伝えてもらいます。朝遅刻してミーティングに間に合わなそうな場合も、遅刻の報告と簡単な進捗状況について合わせて伝えてしまいます。
他の関係者に無駄な心配をかけることもなくなりますし、気兼ねなく休めますね*6

・できるかぎり毎日やる

毎日決まった時間にミーティングをやることで、毎回、前日分のことだけを報告すればよくなります。問題が発生しても、最低1日で*7全員に共有されるため解決も早くなります。秘蔵の問題点なんてほんと勘弁してほしいものです。
お客様都合であったり障害が発生したりどうしても決めた時間に実施できない場合は、朝ミーティングの時間を 1時間ずらすとか、午後一番からやるなどします。毎日実施することは大切ですが、続けられないような無理強いは(何においても)良くありません。

以上で

私が実際に経験している『朝ミーティング』についてお伝えしました。あいかわらず書き慣れていないせいで、まとまらない文章になっています…すみません(;´Д`)
世の中なんでもそうですが、私が、私のチームで上手くいっているからといって、あなたのチームで上手く出来るとは限りません。そもそも『朝ミーティング』が向いていない組織であったり、別の方法をとる必要があったり、おのおの工夫が必要です。それでもこの記事の内容が、あなたと、あなたのチームのお役に立ったら幸いです。


もし「こういうときはどうしているの?」とか「この書いてあることがよく分からない」ということがありましたら、コメントなりブックマークなり Twitter なりで教えていただけると嬉しいです。
また何か思いついたら追記します(;^ω^)

*1:各チームごと、あるいは関係する機能のチームが互いに集まってミーティングをすることもありましたが、それはミーティングの「目的」が異なります。

*2:うちの場合は出向先が『朝ミーティング』をやることを決めたのですけどね

*3:自分で言ってて、自分で胸が痛いデス。ちょびっとは遅刻することもあります…たまに大寝坊することも…あります…(白目

*4:「論理設計書作成」「製造」「ユニットテスト」とか「調査」「お客様へ報告」といったタスクです

*5:パーセンテージは "だいたい" です。うちでは「着手は 10%」「半分で 50%」「レビュ前は 90%」「レビュまで完了したら 100%」などとしています

*6:遅刻の場合はしっかり気兼ねして急いで出社しましょう

*7:本来はミーティング前に責任者に報告すべきですよ。報連相報連相

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